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EN Case Study
Forderungsmanagement neu gedacht
Stabile Liquidität durch gezieltes Reporting
Die Liquidität des Zulieferers wurde zunehmend angespannt. Gleichzeitig bot sich den Kreditgebern im Reporting nicht die erforderliche Transparenz, um die Ursachen erkennen zu können. Auf Anraten eines Kreditgebers wurde ich mit der Verbesserung der Zahlentransparenz und des externen Reportings beauftragt.
Neben einigen anderen internen Fehlentwicklungen zeigte sich auch, dass dem Forderungsmanagement nicht die erforderliche Aufmerksamkeit der Geschäftsführung zuteilwurde.
Klare Prozesse für bessere Ergebnisse
Das Unternehmen hatte keine dezidierten Forderungsmanager. Ein regelmäßiges Reporting zur Altersstruktur der Forderungen gab es nicht, Besprechungen zu Forderungen gab es nur ad hoc und in Einzelfällen. Befragungen verschiedener Fachabteilungen zu den Ursachen für das hohe Volumen überfälliger Forderungen ergaben den Eindruck, dass hauptsächlich die Gewährleistung seitens des Unternehmens nicht funktionieren würde.
Im widerwillig akzeptieren Workshop mit interdisziplinärer Zusammensetzung (Vertrieb, Service, Konstruktion, Produktion etc.) wurde jeder einzelne überfällige offene Posten besprochen. Schon im ersten Workshop zeigte sich ein etwas differenzierteres Bild der Ursachen. Von ausstehenden Nachlieferungen über fehlende Belege, fehlende Dongles bis hin zu Gewährleistungsthematiken waren die Ursachen breit und über etliche Abteilungen verstreut vorhanden.
Dauerte der erste Workshop noch mehrere Stunden, so reduzierte sich der Zeitaufwand für die nunmehr alle 14 Tage stattfindenden Workshops auf ein bis zwei Stunden. Die in den Workshops besprochenen Maßnahmen zur Beitreibung der überfälligen Forderungen hatten auch zur Folge, dass bei neuen Aufträgen dahingehend schon viel zielgerichteter gearbeitet wurde, dass eine Forderung erst gar nicht überfällig wurde.
Kulante Manager und klare Eskalationswege
Im Forderungsmanagement wurden Forderungsmanager etabliert, die innerhalb eines abgesteckten Rahmens kulant handeln konnten. Forderungsmanager und alle darüber angesiedelten Ebenen wurden mit dem internen und externen Eskalationsprinzip vertraut gemacht. Die Geschäftsleitung verabschiedete den Grundsatz, dass ein vollständiger Geldeingang überfälliger Forderungen Vorrang vor der Annahme neuer Aufträge hat.
Protokollierung und verbesserter Forderungseingang
Alle Maßnahmen zu einer überfälligen Forderung, wie Telefonate, Emails etc. wurden für den Fall einer externen Eskalation protokolliert. Bei den Stammdaten der Kunden wurden nunmehr auch die Kontaktdaten der für die Begleichung der Rechnungen zuständigen Personen hinterlegt.
Der verbesserte Forderungseingang führte auch zu einer besseren EK-Quote durch die Verkürzung der Bilanz. Die Effekte waren auch im Cash Flow, der Liquidität und im Bankenspiegel bei der Ausnutzung der Kreditlinien ersichtlich.
Klare Richtlinien statt externer Partner
Nachdem die Geschäftsführung die Tragweite eines funktionierenden Forderungsmanagements erkannt hatte, wollte sie diese Funktion auf einen externen Partner übertragen. Sie konnte jedoch überzeugt werden, dass die eigenen Mitarbeiter bei entsprechend klaren Richtlinien (die schriftlich fixiert wurden) bei geringeren Kosten dieselben Ergebnisse erreichen können.
Das systematische Management der Forderung hat die Liquidität freigesetzt, um die die Kreditgeber ursprünglich angefragt wurden, in diesem Fall EUR 5,0 Mio.
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