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EN Case Study
Kostentransparenz und
Planungssicherheit
Ein Projekt mit globalen Compliance-Anforderungen
Der Lohnhersteller war beauftragt, für einen Pharma-Multi eine Abfüllanlage für Medikamente für diverse Märkte zu erstellen und zu betreiben. Es mussten sowohl die FDA-Regularien (USA) als auch die GMP-Regularien (Europa) eingehalten werden.
Mit dem Auftraggeber war ein Festpreis für die Anlage vereinbart. Die Beschaffung der Komponenten, der Aufbau, Inbetriebnahme und Zulassungen lagen in der Verantwortung des Lohnherstellers.
Kalkulationslücken und Finanzierungsprobleme
Die Anlage wurde durch Kreditgeber vorfinanziert. Der Aufbau der Anlage im Wert von mehreren Millionen Euro war schon in einem fortgeschrittenen Stadium, als sich Bedenken über eine ausreichende Durchfinanzierung einstellten. Anhand der bis dahin erstellten Kalkulationen und Planungen ließ sich dies nicht erkennen.
Fehlende Budgetierung für Zulassung und Inbetriebnahme
Bei der Überprüfung der Kosten im Soll und im Ist zeigte sich, dass die Kosten der Hardware und des Aufbaus der Anlage noch einigermaßen gut geplant waren. Die Kosten für die Inbetriebnahme und der damit einhergehenden Zulassungen waren jedoch völlig unzureichend berücksichtigt worden, sowohl ihrer Höhe als auch ihrer zeitlichen Dimension nach.
Für die Zulassung war eine immense Anzahl an Stunden qualifizierter Mitarbeiter (Tests und deren Dokumentation) erforderlich, die in der Kalkulation nicht ausreichend berücksichtigt waren. Eine genaue Analyse der Zulassungsvoraussetzungen ergab, dass für die Zulassungen etliche tausend Arbeitsstunden erforderlich waren.
Systematische Kostenerfassung sichert Finanzierungsnachtrag
Durch die systematische Erfassung aller IST-Kosten auf Belegebene und die detaillierte Planung aller noch anfallenden Kosten, auch im zeitlichen Ablauf konnte eine ausreichende Transparenz und Datensicherheit geschaffen werden. Insbesondere die Budgetierung der erforderlichen Stunden für die Zulassung war ein außerordentlicher Kraftakt. Transparenz und Datensicherheit haben dazu geführt, dass der Pharma-Multi einem ausreichenden Nachtrag zugestimmt hat. Dies wiederum führte dazu, dass die Kreditgeber weiter mit ausreichend Kreditlinien zur Verfügung gestanden sind.
Von der pharmazeutischen oder technischen Umsetzung her war das Projekt kein Problem. Allein die fehlende sorgfältige Aufbereitung der Planzahlen in allen Projektabschnitten mit zeitlicher Streckung führten den Lohnhersteller in eine existenzielle Krise.
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